la publicación 552 del IRS

¿Qué es la publicación 552 del IRS?

Un documento publicado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) que proporciona información sobre qué documentos mantener en archivo y por cuánto tiempo, para propósitos de declaración de impuestos.

El IRS sugiere mantener registros precisos para identificar las fuentes de ingresos, realizar un seguimiento de los gastos y poder respaldar la información proporcionada en la declaración de impuestos. La Publicación 552 del IRS no indica el método de mantenimiento de registros.

Conclusiones clave

  • La Publicación 552 del IRS, titulada Mantenimiento de registros para individuos, explica por qué debe llevar registros, qué tipos de registros debe conservar y cuánto tiempo debe conservarlos para fines fiscales.
  • Esta publicación está destinada a contribuyentes individuales y no analiza los registros que debe llevar al operar una empresa.
  • Las buenas prácticas de mantenimiento de registros son importantes no solo para los impuestos, sino para muchos aspectos de las finanzas personales, desde la obtención de préstamos, la compra de una propiedad y la obtención de un seguro de vida, entre otros.

Entendiendo la Publicación 552 del IRS

Mantener registros precisos y tener esos registros fácilmente accesibles facilita la presentación de impuestos y es esencial para establecer la base de costos adecuada para la venta de inversiones y propiedades.

Los registros básicos son aquellos documentos que todo el mundo debería conservar. Según el IRS, estos registros básicos incluyen:

  • W2
  • 1099
  • Declaraciones de impuestos
  • Estados de cuenta bancarios
  • Declaraciones de corretaje
  • Talones de pago
  • Recibos de venta, recibos o facturas de compras importantes
  • Cheques cancelados o comprobante de pago para compras importantes
  • Pólizas de seguro
  • Declaraciones de cierre de transacciones inmobiliarias
  • Andanzas
  • Títulos (por ejemplo, a automóviles o barcos)
  • Registros vitales (por ejemplo, certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, etc.)

La Publicación 552 del IRS describe el tipo de registros que los contribuyentes individuales deben mantener, no las empresas. Consulte la Publicación 583 del IRS para obtener información sobre el mantenimiento de registros comerciales.

Por qué mantener buenos registros

El IRS destaca varias razones para adoptar una buena estrategia de mantenimiento de registros en la Publicación 552, y no solo para fines fiscales. Otros puntos incluyen:

  • Mejor presupuestación de ingresos y gastos
  • Realizar un seguimiento de la base de costos de la propiedad, herencias o inversiones
  • Solicitud de préstamos
  • Solicitar un seguro

Los registros se pueden mantener en forma física (por ejemplo, una chequera o un libro mayor) o como un registro electrónico utilizando software de contabilidad o teneduría de libros.

Cuánto tiempo conservar los registros

La siguiente información proviene directamente de IRS.gov, que indica cuánto tiempo se deben conservar las declaraciones de impuestos sobre la renta. Los años especificados comienzan después de que se presentó la declaración. Cualquier declaración presentada antes de la fecha de vencimiento se considera que ha sido presentada en la fecha de vencimiento.

  1. Mantener registros de tres años si las situaciones (4), (5) y (6) a continuación no se aplican a usted.
  2. Mantener registros de tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración.
  3. Mantener registros de siete años si presenta una reclamación por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables.
  4. Mantener registros de seis años si no declara los ingresos que debe declarar y son más del 25% de los ingresos brutos que se muestran en su declaración.
  5. Mantener registros indefinidamente si no presenta una declaración.
  6. Mantener registros indefinidamente si presenta una declaración fraudulenta.
  7. Mantenga registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde