Introducción a los Sistemas de Información Contable – AIS

Un sistema de información contable (AIS) es una estructura que utiliza una empresa para recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar sus datos financieros para que puedan ser utilizados por contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros (CFO). ), auditores, reguladores y agencias tributarias.

Los contadores especialmente capacitados trabajan en profundidad con AIS para garantizar el más alto nivel de precisión en las transacciones financieras y el mantenimiento de registros de una empresa, así como también hacer que los datos financieros estén fácilmente disponibles para aquellos que legítimamente necesitan acceder a ellos, todo mientras se mantienen los datos intactos y seguros. .

Conclusiones clave

  • Las empresas utilizan un sistema de información contable (AIS) para recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar e informar datos financieros.
  • AIS puede ser utilizado por contadores, consultores, analistas de negocios, gerentes, directores financieros, auditores y reguladores.
  • Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos.
  • Un AIS efectivo utiliza hardware y software para almacenar y recuperar datos de manera efectiva.
  • Los controles internos y externos de un AIS son fundamentales para proteger los datos confidenciales de una empresa.

Introducción a los sistemas de información contable

Comprensión de los sistemas de información contable (AIS)

Un sistema de información contable es una forma de realizar un seguimiento de toda la actividad contable y comercial de una empresa. Los sistemas de información contable generalmente constan de seis componentes principales: personas, procedimientos e instrucciones, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos. A continuación se muestra un desglose de cada componente en detalle.

1. Personas SIA

Las personas en un AIS son los usuarios del sistema. Un AIS ayuda a los diferentes departamentos de una empresa a trabajar juntos. Los profesionales que pueden necesitar usar el AIS de una organización incluyen:

  • contadores
  • Consultores
  • analistas de negocios
  • Gerentes
  • directores financieros
  • Auditores

Por ejemplo, la gerencia puede establecer objetivos de ventas para los cuales el personal puede ordenar la cantidad adecuada de inventario. La orden de inventario notifica al departamento de contabilidad de un nuevo pago. Cuando las ventas se realizan en un negocio, las personas y departamentos involucrados en el proceso de ventas podrían incluir lo siguiente:

  1. Los vendedores ingresan los pedidos de los clientes en el AIS.
  2. Facturas de contabilidad o envía una factura al cliente.
  3. El almacén ensambla el pedido.
  4. El departamento de envíos envía el pedido al cliente.
  5. El departamento de contabilidad recibe una notificación de una nueva cuenta por cobrar, que es un pagaré del cliente que generalmente se paga dentro de los 30, 60 o 90 días.
  6. El departamento de servicio al cliente realiza un seguimiento del pedido y los envíos de los clientes.
  7. La administración usa AIS para crear informes de ventas y realizar análisis de costos, que pueden incluir costos de inventario, envío y fabricación.

Con un AIS bien diseñado, todos dentro de una organización pueden acceder al mismo sistema y recuperar la misma información. Un AIS también simplifica el proceso de reportar información a personas fuera de la organización, cuando sea necesario.

Por ejemplo, los consultores pueden usar la información de un AIS para analizar la eficacia de la estructura de precios de la empresa al observar los datos de costos, los datos de ventas y los ingresos. Además, los auditores pueden usar los datos para evaluar los controles internos, la situación financiera y el cumplimiento de regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) de una empresa.

El AIS debe diseñarse para satisfacer las necesidades de las personas que lo utilizarán. El sistema también debe ser fácil de usar y debe mejorar, no obstaculizar la eficiencia.

2. Procedimientos e Instrucciones

El procedimiento y las instrucciones de un AIS son los métodos que utiliza para recopilar, almacenar, recuperar y procesar datos. Estos métodos son manuales y automatizados. Los datos pueden provenir tanto de fuentes internas (p. ej., empleados) como de fuentes externas (p. ej., pedidos en línea de clientes). Los procedimientos e instrucciones se codificarán en el software AIS. Sin embargo, los procedimientos e instrucciones también deben «codificarse» en los empleados mediante documentación y capacitación. Los procedimientos e instrucciones deben seguirse consistentemente para que sean efectivos.

3. Datos SIA

Un AIS debe tener una estructura de base de datos para almacenar información, como un lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es un lenguaje informático comúnmente utilizado para bases de datos. SQL permite que los datos que se encuentran en el AIS se manipulen y recuperen con fines informativos. El AIS también necesitará varias pantallas de entrada para los diferentes tipos de usuarios del sistema y entrada de datos, así como diferentes formatos de salida para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios y los distintos tipos de información.

Los datos contenidos en un AIS son toda la información financiera pertinente a las prácticas comerciales de la organización. Cualquier dato comercial que afecte las finanzas de la empresa debe ingresar en un AIS.

El tipo de datos incluidos en un AIS depende de la naturaleza del negocio, pero puede consistir en lo siguiente:

  • Ordenes de venta
  • Estados de cuenta de clientes
  • Informes de análisis de ventas
  • Requisitos de compra
  • Facturas de proveedores
  • Verificar registros
  • Libro mayor
  • Datos de inventario
  • Información de nómina
  • Cronometraje
  • Información sobre los impuestos

Los datos se pueden utilizar para preparar estados contables e informes financieros, incluidos la antigüedad de las cuentas por cobrar, los calendarios de depreciación o amortización, un balance de comprobación y un estado de pérdidas y ganancias. Tener todos estos datos en un solo lugar, en el AIS, facilita las actividades de mantenimiento de registros, informes, análisis, auditoría y toma de decisiones de una empresa. Para que los datos sean útiles, deben ser completos, precisos y relevantes.

Por otro lado, los ejemplos de datos que no entrarían en un AIS incluyen memorandos, correspondencia, presentaciones y manuales. Estos documentos pueden tener una relación tangencial con las finanzas de la empresa, pero, excluyendo las notas al pie estándar, en realidad no forman parte del mantenimiento de registros financieros de la empresa.

4. Software SIA

El componente de software de un AIS son los programas informáticos utilizados para almacenar, recuperar, procesar y analizar los datos financieros de la empresa. Antes de que existieran las computadoras, un AIS era un sistema manual basado en papel, pero hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software de computadora como base del AIS. Las pequeñas empresas pueden usar Quickbooks de Intuit o Sage 50 Accounting de Sage, pero hay otros. Las pequeñas y medianas empresas pueden usar Business One de SAP. Las empresas medianas y grandes pueden usar Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 de Sage Group, o MAS 200, PeopleSoft de Oracle, o Administración financiera de Epicor.

La calidad, la confiabilidad y la seguridad son componentes clave de un software AIS efectivo. Los gerentes confían en la información que genera para tomar decisiones para la empresa y necesitan información de alta calidad para tomar decisiones acertadas.

Los programas de software AIS se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de diferentes tipos de empresas. Si un programa existente no satisface las necesidades de una empresa, el software también se puede desarrollar internamente con aportes sustanciales de los usuarios finales o puede ser desarrollado por una empresa externa específicamente para la organización. El sistema podría incluso subcontratarse a una empresa especializada.

Para las empresas que cotizan en bolsa, independientemente del programa de software y las opciones de personalización que elija la empresa, las normas Sarbanes-Oxley dictarán la estructura del AIS hasta cierto punto. Esto se debe a que las regulaciones de SOX establecen controles internos y procedimientos de auditoría que deben cumplir las empresas públicas.

5. Infraestructura TI

La infraestructura de tecnología de la información es solo un nombre elegante para el hardware utilizado para operar el sistema de información contable. La mayoría de estos artículos de hardware que una empresa necesitaría tener de todos modos y pueden incluir lo siguiente:

  • Ordenadores
  • Dispositivos móviles
  • Servidores
  • Impresoras
  • Protectores contra sobretensiones
  • Enrutadores
  • Medios de almacenamiento
  • Una fuente de alimentación de respaldo

Además del costo, los factores a considerar al seleccionar el hardware incluyen la velocidad, la capacidad de almacenamiento y si se puede expandir y actualizar.

Quizás lo más importante, el hardware seleccionado para un AIS debe ser compatible con el software previsto. Idealmente, no solo sería compatible, sino óptimo: un sistema torpe será mucho menos útil que uno rápido. Una forma en que las empresas pueden cumplir fácilmente con los requisitos de compatibilidad de hardware y software es mediante la compra de un sistema llave en mano que incluya tanto el hardware como el software que la empresa necesita. La compra de un sistema llave en mano significa, teóricamente, que la empresa obtendrá una combinación óptima de hardware y software para su AIS.

Un buen AIS también debe incluir un plan para el mantenimiento, el servicio, la sustitución y la actualización de los componentes del sistema de hardware, así como un plan para la eliminación de hardware averiado y obsoleto, de modo que los datos confidenciales se destruyan por completo.

6. Controles internos

Los controles internos de un AIS son las medidas de seguridad que contiene para proteger los datos sensibles. Estos pueden ser tan simples como contraseñas o tan complejos como la identificación biométrica. Los protocolos de seguridad biométrica pueden incluir el almacenamiento de características humanas que no cambian con el tiempo, como huellas dactilares, voz y reconocimiento facial.

Un AIS debe tener controles internos para proteger contra el acceso no autorizado a la computadora y para limitar el acceso a usuarios autorizados, lo que incluye a algunos usuarios dentro de la empresa. También debe evitar el acceso no autorizado a los archivos por parte de personas a las que solo se les permite acceder a determinadas partes del sistema.

Un AIS contiene información confidencial que pertenece no solo a la empresa sino también a sus empleados y clientes. Estos datos pueden incluir:

  • números de seguridad social
  • Información sobre salarios y personal
  • números de tarjetas de crédito
  • Información al cliente
  • Datos financieros de la empresa
  • Información financiera de proveedores y vendedores.

Todos los datos en un AIS deben cifrarse y el acceso al sistema debe registrarse y vigilarse. La actividad del sistema también debe ser rastreable.

Un AIS también necesita controles internos que lo protejan de virus informáticos, piratas informáticos y otras amenazas internas y externas a la seguridad de la red. También debe estar protegido de desastres naturales y subidas de tensión que pueden provocar la pérdida de datos.

Ejemplos del mundo real de sistemas de información contable

Un AIS bien diseñado permite que una empresa funcione sin problemas en el día a día, mientras que un AIS mal diseñado puede dificultar su funcionamiento. El tercer uso de un AIS es que, cuando una empresa tiene problemas, los datos de su AIS se pueden usar para descubrir la historia de lo que salió mal. Los casos de WorldCom y Lehman Brothers proporcionan dos ejemplos.

mundocom

En 2002, los auditores internos de WorldCom, Eugene Morse y Cynthia Cooper, utilizaron el AIS de la empresa para descubrir casi $4 mil millones en asignaciones de gastos fraudulentas y otros asientos contables. Su investigación condujo al despido del director financiero Scott Sullivan, así como a la nueva legislación: la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley, que regula los controles y procedimientos financieros internos de las empresas.

los hermanos Lehman

Al investigar las causas del colapso de Lehman, una revisión de su AIS y otros sistemas de datos fue un componente clave, junto con la recopilación y revisión de documentos, además de entrevistas con testigos. La búsqueda de las causas de la quiebra de la compañía «requirió una extensa investigación y revisión de los sistemas de datos operativos, comerciales, de valoración, financieros, contables y de otro tipo de Lehman», según el informe del examinador de 2.200 páginas y nueve volúmenes.

Los sistemas de Lehman proporcionan un ejemplo de cómo un AIS debe no estar estructurado. El informe del examinador Anton R. Valukas afirma: «En el momento de declararse en quiebra, Lehman mantenía un mosaico de más de 2600 sistemas y aplicaciones de software… Muchos de los sistemas de Lehman eran arcanos, obsoletos o no estándar».

El examinador decidió centrar sus esfuerzos en los 96 sistemas que parecían más relevantes. Este examen requirió entrenamiento, estudio y prueba y error solo para aprender a usar los sistemas.

El informe de Valukas también señaló: «Los sistemas de Lehman eran muy interdependientes, pero sus relaciones eran difíciles de descifrar y no estaban bien documentadas. Se necesitó un esfuerzo extraordinario para desenredar estos sistemas y obtener la información necesaria».

La línea de fondo

Los seis componentes de un AIS trabajan juntos para ayudar a los empleados clave a recopilar, almacenar, administrar, procesar, recuperar y reportar sus datos financieros. Tener un sistema de información contable bien desarrollado y mantenido que sea eficiente y preciso es un componente indispensable de un negocio exitoso.

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