¿Qué es una entidad contable?
Una entidad contable es una unidad económica claramente definida que aísla la contabilidad de ciertas transacciones de otras subdivisiones o entidades contables. Una entidad contable puede ser una corporación o un propietario único, así como una subsidiaria dentro de una corporación. Sin embargo, la entidad contable debe tener un juego de libros o registros separados que detallen sus activos y pasivos de los del propietario.
Una entidad contable es parte del concepto de entidad empresarial, que sostiene que las transacciones financieras y los registros contables de propietarios y entidades no pueden entremezclarse.
Conclusiones clave
- Una entidad contable es una unidad de negocio separada y distinta a efectos contables.
- El balance y las transacciones realizadas por una unidad contable son distintos de una empresa matriz y cualquier otra entidad contable que pueda controlar.
- Una entidad contable puede estructurarse como una corporación o empresa unipersonal, una subsidiaria dentro de una corporación o un vehículo de propósito especial (SPV).
- Una entidad contable debe tener un conjunto de libros o registros financieros que detallen sus activos y pasivos, separados de los del propietario.
Cómo funciona una entidad contable
Si bien mantener entidades contables separadas brinda información útil a la gerencia, se necesitan más recursos de la empresa para mantener la estructura de información financiera a medida que crece la cantidad de entidades.
Los contadores deben mantener registros separados para entidades contables separadas y determinar los flujos de efectivo específicos de cada entidad. El flujo de efectivo es el efectivo que se transfiere dentro y fuera de una empresa como resultado de sus operaciones diarias.
Una vez que se establece una entidad contable, no debe cambiarse, ya que esto sacrifica la comparabilidad futura de los datos financieros.
La separación de las entidades contables es importante porque ayuda con la contabilidad fiscal y los informes financieros adecuados. Sin embargo, se pueden agregar varias entidades contables en los estados financieros de toda la empresa.
Entidades Contables Internas
Las entidades contables se definen arbitrariamente en función de las necesidades de información de la gestión o se agrupan en función de las similitudes en sus operaciones comerciales. Una vez que se define la entidad, todas las transacciones, activos y pasivos relacionados se informan a la entidad contable para fines de información y rendición de cuentas.
Las entidades contables se pueden establecer para líneas de productos específicos o regiones geográficas donde se venden los productos de una empresa. Además, se pueden mantener registros contables específicos basados en los principios básicos de una entidad o segregados por base de clientes, si cada base de clientes se distingue de la siguiente. Ejemplos de entidades contables internas incluyen la división de inversiones de un banco o el departamento de ventas de una corporación.
Las entidades contables internas son útiles porque permiten que la administración de una empresa analice las operaciones de varias secciones de un negocio de forma independiente. La previsión y el análisis financiero se vuelven más fáciles al segregar los datos financieros entre diferentes entidades. El mantenimiento de diferentes registros contables permite el análisis estratégico de las diversas líneas de productos y ayuda a tomar decisiones sobre si interrumpir o expandir una operación comercial en particular.
Entidades Contables Externas
Se requiere que una empresa mantenga registros financieros separados de los de sus propietarios e inversores. Por esta razón, una empresa es una entidad contable para efectos legales y fiscales. Una entidad contable permite que las autoridades fiscales evalúen los gravámenes adecuados de acuerdo con las normas fiscales.
Diferentes entidades contables tienen diferentes requisitos de información financiera. La información financiera separada es importante porque especifica quién posee qué activos en caso de que la entidad contable deba liquidar por quiebra. Además, auditar los estados financieros de una organización es más fácil con entidades contables separadas. Los ejemplos de entidades contables más grandes incluyen corporaciones, sociedades y fideicomisos.
Vehículos de propósito especial (SPV)
Un vehículo de propósito especial (SPV) es una entidad contable que existe como una empresa subsidiaria con una estructura de activos y pasivos, así como un estado legal que asegura sus obligaciones incluso si la empresa matriz quiebra.
Un SPV también puede ser una subsidiaria de una corporación financiera diseñada para servir como contraparte para swaps y otros instrumentos derivados sensibles al crédito. Un derivado es un valor cuyo valor se determina o deriva de un activo o activos subyacentes, como un índice de referencia.
A veces, los vehículos de propósito especial, también llamados entidades de propósito especial o (SPE, por sus siglas en inglés), pueden usarse de manera nefasta para ocultar irregularidades contables o riesgos excesivos asumidos por la empresa matriz. Por lo tanto, los vehículos de propósito especial pueden enmascarar información crítica de los inversionistas y analistas, quienes pueden no estar al tanto del panorama financiero completo de una empresa.
Los inversores deben analizar el balance de una empresa matriz, así como los balances de sus entidades de propósito especial antes de decidir si invertir en un negocio. El escándalo contable de Enron es un excelente ejemplo de cómo las empresas pueden ocultar pérdidas mediante el uso de registros contables separados.
¿Cuáles son algunos ejemplos de entidades contables?
En general, cualquier empresa u organización generadora de ingresos se considera una entidad contable: declara sus propios impuestos y prepara sus propios estados financieros. Estos pueden incluir corporaciones, empresas individuales, sociedades, clubes y fideicomisos, así como contribuyentes individuales.
¿Por qué algunas empresas crean unidades contables adicionales?
Las empresas pueden estructurar legalmente ciertas divisiones o subunidades como sus propias unidades contables distintas para separar los flujos de efectivo, los riesgos y las ganancias de la empresa matriz. Pueden hacer esto porque la subunidad está involucrada en operaciones que difieren mucho del negocio principal de la empresa matriz. También se puede hacer para disminuir el riesgo de la subunidad o matriz a fin de obtener acceso a condiciones crediticias más favorables o reunir más fácilmente nuevo capital.
¿Cómo se pueden utilizar las entidades contables para prácticas poco éticas?
Ciertas entidades contables, como los SPV, pueden estructurarse para ocultar pérdidas o lavar dinero. Estos deben ser examinados para asegurarse de que no esté sucediendo nada nefasto. Enron ejemplifica un SPV que salió mal, que hizo un mal uso de una entidad contable como esta, lo que finalmente llevó a una de las mayores quiebras de la historia.
