¿Qué es un plan de cafetería?
Un plan de cafetería es un plan de beneficios para empleados que permite al personal elegir entre una variedad de beneficios antes de impuestos. Los empleados pueden contribuir con una parte de sus ingresos brutos antes de que se calculen y deduzcan los impuestos. Los planes normalmente incluyen opciones como beneficios de seguro y beneficios que ayudan a los empleados con diversos eventos de la vida, como la adopción. Un plan de cafetería también se conoce como plan de beneficios flexibles o plan de la Sección 125.
Conclusiones clave
- Los planes de cafetería permiten a los empleados elegir entre una variedad de beneficios antes de impuestos.
- Estos planes suelen ser más flexibles que otros.
- Los empleados tienen varias opciones antes de impuestos que incluyen beneficios de seguros, planes de jubilación y beneficios que ayudan con los eventos de la vida.
- Los planes de cafetería pueden ser más complejos y requieren más tiempo para administrarse.
Cómo funcionan los planes de cafetería
Un plan de cafetería recibe su nombre de una cafetería pero no tiene nada que ver con la comida. Así como las personas seleccionan alimentos en una cafetería, los empleados pueden elegir los beneficios de su elección antes de que se calculen los impuestos sobre la nómina a partir de un conjunto de opciones que ofrecen sus empleadores. Estos planes se vuelven más útiles a medida que la diversidad dentro de la fuerza laboral continúa creciendo y los empleados buscan beneficios más personalizados que se adapten a sus necesidades.
Las selecciones de planes de cafetería incluyen opciones de seguro, como contribuciones a cuentas de ahorro para la salud (HSA), seguro de vida colectivo a término y seguro por discapacidad. Otras selecciones populares incluyen planes de asistencia para la adopción, cuentas de gastos flexibles y beneficios en efectivo.
Las selecciones de planes flexibles permiten a los empleados adaptar un plan de cafetería a sus necesidades específicas. Por ejemplo, la mejor selección para un empleado que se jubila puede ser hacer contribuciones a su plan 401(k), mientras que un empleado con una familia numerosa puede adaptarse mejor a un plan de salud con cobertura amplia.
La Sección 125 del Código de Rentas Internas (IRC, por sus siglas en inglés) especifica que los planes de cafetería están exentos del cálculo del ingreso bruto para efectos del impuesto federal sobre la renta. No se deducen impuestos federales o del Seguro Social. Sin embargo, algunos beneficios, como los beneficios del seguro de vida grupal que superan los $50,000 o los beneficios de asistencia para la adopción, requieren que los empleadores retengan los impuestos del Seguro Social y de Medicare.
Consideraciones Especiales
Los empleados deben estimar cuánto dinero van a aportar a su plan de cafetería antes de que comience el año fiscal. La cantidad de dinero elegida se divide por el número de períodos de nómina y se deduce de cada cheque de pago durante la duración del plan.
Todos los fondos asignados pero no gastados por el empleado se pierden. Por ejemplo, si Juan asigna $2000 para gastos médicos pero solo gasta $1500, termina perdiendo $500. Los empleados que exceden el monto de sus gastos asignados pagan una prima parcial a su empleador. Entonces, si Emma gasta $1,000 por encima de su contribución asignada, ella misma paga una parte de esa cantidad.
La desventaja de un plan de cafetería es que, por lo general, toma más tiempo administrarlo y, por lo general, es más complejo.
La configuración individualizada de los planes de la cafetería los hace más complejos y lentos de administrar. Los empleadores deben mantener una comunicación constante con cada empleado sobre los cambios en el costo de los beneficios, su cobertura y su uso de los beneficios.
Las circunstancias cambiantes de los empleados pueden resultar en una administración continua. Esto se puede corregir en parte permitiendo que el personal cambie sus beneficios periódicamente. Por ejemplo, una empresa puede permitir que los empleados cambien los beneficios de su plan de cafetería solo una vez al año. Si un empleado utiliza el beneficio completo de su plan y deja la empresa antes de haber pagado su contribución anual, el empleador incurre en una pérdida.
Ventajas y desventajas de los planes de cafetería
Uno de los principales beneficios de un plan de cafetería es el hecho de que reduce la obligación tributaria de un individuo. Al hacer contribuciones antes de impuestos al plan, los empleados reducen sus ingresos brutos de los cuales se deducen los impuestos sobre la nómina. Así que cuanto menor sea el ingreso bruto, menor será la deducción de impuestos. Pero, como se mencionó anteriormente, debido a que involucran opciones y planes individualizados, pueden llevar mucho tiempo mantenerlos y administrarlos, un gasto costoso para los empleadores.
Los empleados pueden elegir entre beneficios imponibles y no imponibles en los planes de cafetería. Los beneficios no imponibles, como las opciones de seguro y las contribuciones para la jubilación, se consideran opciones no imponibles. Esto permite que el empleado contribuya a estos planes sin incurrir en multas impositivas, un gran beneficio y ventaja para el resultado final de un empleado.
Pero existen inconvenientes en los planes de cafetería, especialmente si el empleado elige un beneficio imponible como el dinero en efectivo. En casos como estos, el trabajador incurrirá en una obligación tributaria en el ejercicio fiscal sobre el monto del beneficio en efectivo recibido.
