¿Cuánto tiempo debe conservar los extractos bancarios?

El tiempo que debe conservar sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito depende de cómo los reciba.

• Si no tiene una cuenta bancaria en línea y aún recibe extractos bancarios por correo, conserve el papel durante 12 meses.
• Si tiene una cuenta bancaria en línea y no recibe estados de cuenta impresos, podrá revisarlos o imprimirlos durante varios años cuando sea necesario. Los bancos mantienen estos documentos accesibles durante más de un año (y hasta 3 años, según el banco). Si necesita períodos más largos, puede comunicarse con el número principal en línea del banco y solicitar el período deseado. El banco debe enviarlo por correo electrónico o enviárselo por correo en unos días.

De cualquier manera, debe revisar sus declaraciones al menos una vez al mes para asegurarse de que no haya sorpresas desagradables allí.

Cuando necesita los registros

Aproximadamente dos tercios de los estadounidenses ahora utilizan la banca digital, ya sea a través de una aplicación de teléfono o en una computadora personal. Sin embargo, más de la mitad siguen recibiendo sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito por correo. No es de extrañar que los consumidores mayores prefieran los documentos en papel.

Es posible que sienta cierta satisfacción al ver la hoja de papel real que firmó, aunque dicha documentación no existe para compras electrónicas.

En cualquier caso, ya sea que tenga un sistema de archivo en papel o acceda a sus registros en línea, puede llegar un momento en el que necesite sus estados de cuenta anteriores por varias razones.

¿Cuánto tiempo debe conservar sus estados de cuenta?

Si no ha optado por no recibir extractos bancarios mensuales por correo, consérvelos durante un mínimo de un año. Si su cuenta es solo en línea, revise los depósitos y retiros mensualmente para asegurarse de que sean correctos.

Alternativamente, si eres bueno ingresando datos, puedes registrar tus ingresos y gastos en un programa de contabilidad o en una hoja de cálculo.

Después de un año, es seguro triturar y desechar el papel con una gran excepción: todo lo que documente una deducción de impuestos debe conservarse durante al menos tres años. El IRS dice que rara vez se remonta más allá en las auditorías, aunque se reserva la opción de hacerlo.

Si su cuenta está en línea, los registros se archivarán en línea o estarán disponibles por pedido especial del banco o institución financiera. American Express, por ejemplo, mantiene tres años de transacciones de cuenta en línea y se pueden buscar. Los usuarios de Chase Bank pueden acceder a siete años de actividad de la cuenta.

Por qué debería conservar las declaraciones

El acceso a un registro de sus compras recientes, pagos de facturas y depósitos de nómina es necesario por varias razones, entre otras, como prueba de pago en caso de una disputa.

Debe revisar la actividad de su cuenta bancaria con regularidad en busca de evidencia de robo de identidad y fraude con tarjeta de débito. Las declaraciones proporcionan verificación de actividad ilícita y se utilizan para recuperar los daños.

Para fines fiscales

Es posible que necesite sus extractos bancarios cuando haga sus impuestos sobre la renta para verificar sus ingresos y costos, como contribuciones caritativas y gastos comerciales.

También puede valer la pena conservar los extractos de cuentas bancarias que confirmen grandes compras o pagos. Por ejemplo, es posible que necesite un comprobante de compra para presentar una reclamación de seguro o utilizar una garantía.

Puede triturar los recibos de los cajeros automáticos (ATM) una vez que los concilie con los registros de su cuenta. Los recibos de depósito y retiro se pueden triturar una vez que las transacciones se verifican con el estado de cuenta mensual.

Estados de cuenta en línea frente a copia impresa

Muchos bancos mantienen estados de cuenta mensuales de los clientes en línea durante al menos cinco años y son fácilmente accesibles a través de sus aplicaciones y sitios de banca en línea. Estas declaraciones generalmente vienen en formatos imprimibles. Los resúmenes de la información de las transacciones están disponibles con frecuencia para su descarga.

Es posible que pueda obtener una copia impresa de los estados de cuenta de su banco que se remontan a varios años. Algunos bancos cobran tarifas de búsqueda e impresión por este servicio, ya que no se puede realizar a nivel de sucursal. Los extractos antiguos se manejan en una oficina administrativa.

Por seguridad, es mejor guardar los extractos bancarios impresos en una caja fuerte a prueba de fuego en un lugar seguro. Los estados de cuenta electrónicos deben mantenerse en un archivo protegido con contraseña.

Trituración de documentos

Puede parecer más fácil mantener sus registros para siempre en lugar de reservar tiempo para organizarlos. Sin embargo, no es una gran idea, principalmente debido a la posibilidad de que los ladrones de identidad los atrapen.

Los documentos que deben triturarse incluyen lo siguiente:

• Estados de cuenta de tarjetas de crédito: Consérvelos durante 60 días a menos que incluyan gastos relacionados con impuestos. En estos casos, consérvelos durante al menos tres años.
• Talones de pago: Combínelos con su W-2 una vez al año y luego tritúrelos.
• Recibos de servicios públicos: Guárdelos por un máximo de un año.
• Declaraciones de impuestos y recibos de impuestos: Al igual que los estados de cuenta de tarjetas de crédito relacionados con los impuestos, manténgalos archivados durante al menos tres años.
• Pólizas de seguro de casa y automóvil: Triture las viejas cuando reciba nuevas pólizas.
• Declaraciones hipotecarias y mejoras en el hogar: Triture estos cuando venda la casa.

Cómo triturar sus documentos

Cuando esté listo para deshacerse de sus extractos bancarios, asegúrese de triturarlos. Simplemente dividirlos por la mitad no impedirá que los ladrones de identidad junten su información personal. Las trituradoras ahora son pequeñas, portátiles y baratas.

Si su volumen de papel es enorme, se pueden comprar servicios de trituración. Algunos bancos triturarán sus extractos de forma gratuita a pedido.