Conveniencia de la definición de la prueba del empleador

¿Cuál es la conveniencia de la prueba del empleador?

La prueba de conveniencia del empleador se usa para determinar si los gastos de oficina en casa u otros gastos relacionados con el trabajo pagados por un empleador están sujetos a impuestos.

La prueba de conveniencia del empleador exige que cualquier gasto del empleado pagado por el empleador debe ser únicamente para la conveniencia del empleador y debe incurrirse en las instalaciones del empleador, si corresponde. Si este es el caso, esos gastos no están incluidos en los ingresos del empleado.

Conclusiones clave

  • Los gastos incurridos por los trabajadores en aras de su trabajo son deducibles si pasan la prueba de «conveniencia del empleador».
  • El objetivo de esta regla es reducir el costo de comprar equipos necesarios como computadoras o espacio de oficina que no proporciona un empleador.

Comprender la conveniencia de la prueba del empleador

La prueba de conveniencia del empleador se aplica tanto a la imponibilidad de los gastos pagados por el empleador como a la deducibilidad de los gastos no reembolsados ​​a cargo de los empleados.

Los gastos no reembolsados ​​generalmente ocurren cuando el empleador no proporciona el equipo, las herramientas o el espacio de trabajo necesarios para que el empleado haga su trabajo. Esto puede deberse a que el trabajador requiere el uso de instalaciones especiales que el empleador no puede proporcionar.

Si el empleado está pagando estos gastos y los gastos pasan la prueba de conveniencia del empleador, entonces esos gastos pueden ser deducibles (aunque sujetos a ciertas limitaciones). Los factores secundarios al aplicar la prueba de conveniencia del empleador incluyen:

  • La oficina en casa es necesaria para el empleo o es una condición para el mismo.
  • El empleador tiene un propósito comercial de buena fe para utilizar la oficina en el hogar de un trabajador.
  • El empleado atiende a algunos de los deberes básicos de su empleo en la oficina central.
  • El empleado interactúa con los clientes, consumidores o pacientes de manera regular y continua en la oficina central.
  • El empleador no proporciona a su trabajador un espacio de oficina dedicado u otras adaptaciones de trabajo regulares en una de sus ubicaciones.
  • Si el empleador reembolsa a un nivel sustancial los gastos de los empleados por una oficina en casa (el 80 % de reembolso es una norma).

Conveniencia de la prueba del empleador: definición del IRS

Tal como lo define el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU., «conveniencia del empleador» generalmente significa que un empleador no ha proporcionado a un empleado los recursos necesarios para que un empleado trabaje de forma remota, como una oficina física o tecnología, lo que requiere que el trabajador para proporcionar su propio equipo de oficina en casa. Tal situación es para la conveniencia del empleador.

La conveniencia de la prueba del empleador se describe con ejemplos en la Publicación 587 del IRS: Uso comercial de su hogar. El IRS estipula que una oficina en el hogar puede usarse «para más de una actividad comercial, pero no puede usarla para ninguna actividad no comercial (es decir, personal)».

Ejemplo de prueba de conveniencia del empleador

El siguiente es un ejemplo de la prueba de conveniencia del empleador, proporcionado por el IRS:

Kathleen trabaja como maestra. Ella debe enseñar y reunirse con los estudiantes en la escuela y calificar trabajos y exámenes. La escuela le brinda una pequeña oficina donde puede trabajar en sus planes de lecciones, calificar trabajos y exámenes, y reunirse con padres y estudiantes. La escuela no requiere que ella trabaje en casa.

Kathleen prefiere usar la oficina que ha instalado en su casa y no usa la que le proporciona la escuela. Ella utiliza esta oficina en casa exclusiva y regularmente para las tareas administrativas de su trabajo docente.

Kathleen debe cumplir con la prueba de conveniencia del empleador, incluso si su hogar califica como su lugar principal de negocios para deducir los gastos por su uso. Su empleador le proporciona una oficina y no le exige que trabaje en su hogar, por lo que no cumple con la prueba de conveniencia del empleador y no puede reclamar una deducción por el uso comercial de su hogar.

Los estados individuales pueden proporcionar pautas más detalladas para sus propias reglas para la conveniencia de la prueba del empleador. Por ejemplo, la Guía de tratamiento fiscal para no residentes del estado de Nueva York proporciona ejemplos de varios otros factores relevantes para la prueba de conveniencia del empleador.

Los empleados que trabajan desde casa, incluso para la conveniencia de su empleador, ya no pueden deducir los gastos laborales no reembolsados ​​para los años fiscales 2008 a 2025. Esto incluye los gastos de oficina en casa, ya que la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos eliminó la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas.

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