Los gastos pagados por adelantado no se registran inicialmente en una cuenta de resultados. En cambio, los gastos pagados por anticipado se registran inicialmente en el balance general y luego, a medida que se realiza el beneficio del gasto pagado por anticipado, o cuando se incurre en el gasto, se reconoce en el estado de resultados.
Cuando una empresa paga por adelantado un gasto, se reconoce como un activo pagado por adelantado en el balance general, registrándose una entrada simultánea que reduce el efectivo de la empresa (o la cuenta de pago) por la misma cantidad. La mayoría de los gastos pagados por adelantado aparecen en el balance general como un activo corriente, a menos que no se incurra en el gasto hasta después de 12 meses, lo cual es una rareza.
Luego, cuando se incurre en el gasto, la cuenta de gastos prepagos se reduce por el monto del gasto y el gasto se reconoce en el estado de resultados de la compañía en el período en el que se incurrió.
¿El seguro se considera un gasto prepago?
Una de las formas más comunes de gastos prepagos es el seguro, que generalmente se paga por adelantado.Por ejemplo, la Compañía ABC paga una prima de $ 12,000 por el seguro de responsabilidad de directores y funcionarios para el próximo año. La empresa paga la póliza por adelantado y luego cada mes realiza un ajuste para contabilizar los gastos de seguro incurridos. La entrada inicial, en la que debitamos la cuenta de gastos prepagos y acreditamos la cuenta utilizada para pagar el gasto, sería lo siguiente:
Luego, después de un mes, la empresa realiza un ajuste por el seguro utilizado. La empresa realiza un débito en la cuenta de gastos correspondiente y acredita la cuenta de gastos prepagos para reducir el valor del activo. El ajuste mensual para la Compañía ABC sería de $ 12,000 dividido por 12 meses, o $ 1,000 por mes. La entrada de ajuste al final de cada mes aparecería de la siguiente manera:
¿Alquiler como gasto prepago?
Las empresas pueden pagar el alquiler por adelantado con meses de anticipación para obtener un descuento, o tal vez el propietario requiera un pago por adelantado dado el crédito del inquilino. De cualquier manera, digamos que la Compañía XYZ está pagando por adelantado el espacio de oficina con seis meses de anticipación, por un total de $ 24,000. La entrada inicial es la siguiente:
Luego, a medida que termina cada mes, la cuenta de alquiler prepago, que está en el balance general, se reduce por el monto del alquiler mensual, que es $ 24,000 dividido por seis meses, o $ 4,000 por mes. Al mismo tiempo, la empresa reconoce un gasto de alquiler de $ 4.000 en el estado de resultados. Por lo tanto, la entrada de ajuste mensual aparecería de la siguiente manera:
Otros gastos pagados por adelantado
Los gastos adicionales que una empresa podría pagar por adelantado incluyen intereses e impuestos. Los intereses pagados por adelantado pueden surgir cuando una empresa realiza un pago antes de la fecha de vencimiento. Mientras tanto, algunas empresas pagan impuestos antes de su vencimiento, como un pago de impuestos estimado basado en lo que podría vencer en el futuro. Otros gastos prepagos menos comunes pueden incluir el alquiler de equipos o los servicios públicos.
Como ejemplo, considere Company Build Inc., que ha alquilado una pieza de equipo para un trabajo de construcción. La compañía pagó $ 1,000 el 1 de abril de 2019 para alquilar un equipo para un trabajo que se realizará en un mes. La empresa reconocería la transacción inicial de la siguiente manera:
Luego, cuando se usa el equipo y se incurre en el gasto real, la compañía haría la siguiente entrada para reducir la cuenta de activo prepago y hacer que el gasto de alquiler aparezca en el estado de resultados:
Independientemente de si se trata de seguro, alquiler, servicios públicos o cualquier otro gasto que se pague por adelantado, debe registrarse en la cuenta de activos prepaga correspondiente. Luego, al final de cada período, o cuando realmente se incurra en el gasto, se debe hacer un asiento de ajuste para reducir la cuenta de activos prepagos y reconocer (acreditar) el gasto de ingresos apropiado, que luego aparecerá en el estado de resultados.
¿Por qué los gastos pagados por adelantado no están inicialmente en el estado de resultados?
Los gastos pagados por adelantado no se incluyen en el estado de resultados según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). En particular, el principio de correspondencia GAAP, que requiere contabilidad de acumulación (o devengo). La contabilidad de devengo requiere que los ingresos y gastos se informen en el mismo período en que se incurrió, sin importar cuándo se intercambia efectivo o dinero. Es decir, los gastos deben registrarse cuando se incurren. Por lo tanto, los gastos pagados por anticipado no se reconocen en el estado de resultados cuando se pagan, porque aún no se han incurrido.
