Cómo llenar un formulario I-9 (paso a paso)

¿Qué es un formulario I-9?

Cuando contrata a un nuevo empleado, debe verificar que la persona es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Una vez que haya hecho una oferta de trabajo (pero no antes), el nuevo empleado debe demostrar elegibilidad para trabajar en los EE. UU. completando el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo.

Como empleador, es su responsabilidad asegurarse de que usted y el empleado completen este formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU. Conserve el formulario con sus otros registros de empleo; no lo presente ante el gobierno.

Llenar un formulario I-9

El formulario I-9 está diseñado para obtener información de nuevos empleados que demuestren su elegibilidad para trabajar legalmente en los EE. UU. Ningún trabajador está exento de tener que completar el formulario.

El formulario I-9 se compone de tres partes:

1. Parte I: Para el Empleado, Estableciendo la Identidad

Esta parte del formulario es completada por el empleado. Incluye información como el nombre completo del empleado, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social (si corresponde), dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Esta parte también se usa para atestiguar, bajo pena de perjurio, que la persona es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos debido a que:

  • Un ciudadano
  • Un ciudadano no ciudadano de los Estados Unidos
  • Un residente permanente legal
  • Un extranjero autorizado para trabajar en los EE. UU. El empleado debe ingresar la fecha de vencimiento de esta autorización, si corresponde.

Un empleado extranjero y autorizado para trabajar debe ingresar el número de registro de extranjero (un «número A», que es un número único de 7, 8 o 9 dígitos asignado a un extranjero) o el número de admisión del Formulario I-94 .

El empleado debe firmar el formulario y fecharlo. Las declaraciones falsas pueden resultar en multas y/o encarcelamiento.

Algunos empleados pueden necesitar ayuda para completar su parte del formulario. Si el empleado es menor de edad o está discapacitado (o necesita traducción), la persona que ayuda a completar el formulario (es decir, el preparador y/o el traductor) también debe incluir su nombre y dirección, así como una firma en el formulario (también bajo pena de perjurio).

2. Parte II: Para el Patrón, Revisión de los Documentos del Empleado

Esta parte del formulario es completada por el empleador. Describe los documentos que el empleador ha revisado para verificar la elegibilidad de empleo. El empleador debe tomar esta medida dentro de los tres días siguientes al primer día de empleo. El empleador puede, pero no está obligado a hacerlo, crear una copia de los documentos presentados.

Hay tres listas de documentos que se pueden utilizar. El tipo de documentos utilizados dictan la parte de la Parte II que el empleador debe completar.

Lista A: Los documentos en esta lista establecen ambas cosas la identidad del empleado y la autorización de empleo. Un empleado solo necesita presentar uno de los siguientes formularios para cumplir con el requisito del documento:

  • Pasaporte estadounidense (o tarjeta de pasaporte estadounidense)
  • Tarjeta de residente permanente («tarjeta verde») o tarjeta de recibo de registro de extranjero (técnicamente, la tarjeta verde es el Formulario I-551)
  • Pasaporte extranjero con sello temporal I-551
  • Documento de autorización de empleo que contiene una fotografía (Formulario I-766)
  • Para un extranjero no inmigrante autorizado a trabajar: un pasaporte extranjero y el Formulario I-94 (o 94A) y un endoso del estatus de no inmigrante del extranjero siempre que no haya vencido
  • Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia, República de las Islas Marshall

Lista B: Los documentos en esta lista muestran la identidad del empleado. Si un empleado no tiene un documento de la Lista A, se debe presentar un documento de la Lista B, más un documento de la Lista C (abajo).

  • Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado (siempre que contenga una identificación con foto y otra información personal)
  • Identificación de la escuela con una fotografía
  • Credencial de elector
  • Tarjeta militar de EE. UU. o registro de reclutamiento
  • Tarjeta de identificación de dependiente militar
  • Tarjeta de Marina Mercante de la Guardia Costera de EE. UU.
  • Documento tribal nativo americano
  • Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense

Para los menores (menores de 18 años) que no pueden presentar uno de los documentos de la Lista B, los documentos alternativos que son aceptables para probar la identidad del empleado incluyen un registro escolar o boleta de calificaciones; registro de cliente, médico u hospital; o un registro de guardería o guardería.

Lista C: Este documento establece la autorización del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Nuevamente, si el empleado no puede presentar un documento de la Lista A, debe presentar uno de la Lista B y uno de la Lista C.

  • Tarjeta del número de cuenta del Seguro Social (a menos que la tarjeta diga: no válida para empleo, válida solo para trabajar con autorización del INS o válida solo para trabajar con autorización del DHS)
  • Certificación de nacimiento en el extranjero emitida por el Departamento de Estado (Formulario FS-545)
  • Certificación de informe de nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formulario DS-1350)
  • Original o copia certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de los EE. UU. que tenga un sello oficial
  • Documento tribal nativo americano
  • Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197)
  • Tarjeta de Identificación para uso de ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)
  • Documento de autorización de empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional

Como en el caso del empleado, los empleadores deben atestiguar bajo pena de perjurio que han revisado los documentos necesarios, creen que son genuinos y creen a su leal saber y entender que el empleado está autorizado para trabajar en los EE. UU. Además de firmar el sección de certificación, el empleador debe anotar el primer día de empleo del empleado, así como otra información del empleador (el nombre de la empresa, el cargo de la persona que firma el formulario y la dirección de la empresa).

3. Parte III: Para el Patrón, Al Recontratar

Esta parte del formulario también la completa solo el empleador, pero se usa solo en el caso de volver a verificar cuando se vuelve a contratar a un empleado. Si se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha del I-9 original, el empleador puede optar por completar esta sección o un nuevo I-9.

Si es necesario completar esta parte, entonces el empleador simplemente enumera el nombre del empleado (o el nuevo nombre si el empleado ha tenido un cambio de nombre) y la fecha de recontratación. Si la autorización de empleo anterior venció pero ahora se ha prorrogado, ingrese información sobre el documento que establece dicha autorización (título del documento, número y fecha de vencimiento de la nueva autorización de empleo).

Como en el caso de las demás partes, el empleado deberá firmar bajo pena de perjurio que cree que el documento presentado es genuino y que el empleado está autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

La línea de fondo

Los empleadores deben conservar los formularios I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. De vez en cuando, el gobierno federal puede examinar sus registros de empleo. Si no presenta los formularios I-9, puede estar sujeto a sanciones civiles y/o penales. Encuentre más información sobre el I-9 en el «Manual para empleadores: Instrucciones para completar el Formulario I-9». Si tiene más preguntas sobre el I-9, también puede consultar con un abogado de derecho laboral.

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