ciclo de facturación

¿Qué es la facturación cíclica?

La facturación cíclica es la práctica de facturar a diferentes clientes según un cronograma en lugar de facturar todas las cuentas a la vez en una sola fecha. Los estados de cuenta se preparan y envían a intervalos variables, distribuyendo la carga de trabajo de la empresa y facilitando el seguimiento de a quién se le ha facturado.

Conclusiones clave

  • La facturación cíclica es un estilo de administración de cuentas que permite a las empresas facturar a los clientes en diferentes días del mes, en lugar de todos en el mismo día.
  • La práctica permite a la empresa preparar y distribuir extractos en diferentes días, en lugar de tener un exceso de facturas que deben enviarse al mismo tiempo.
  • La facturación cíclica permite a las empresas crear un cronograma personalizado que permite un seguimiento más fácil de qué clientes han recibido la factura, han pagado o no han pagado.
  • Las estrategias incluyen facturar primero las cantidades más grandes adeudadas, luego la siguiente más grande, y así sucesivamente; facturación alfabética; o facturación basada en el día del mes en que se abrió la cuenta del cliente, o el cliente eligió que se le facturara.
  • La duración de los ciclos de facturación puede variar de un cliente a otro, según el flujo de caja que necesita la empresa y la solvencia del cliente.

Cómo funciona la facturación cíclica

La facturación cíclica es una estrategia de facturación que implica facturar a un porcentaje designado de clientes cada día, en lugar de facturarlos a todos juntos, quizás al final del mes.

Las empresas que aplican esta técnica pueden hacerlo de diferentes formas. Los métodos incluyen el envío de facturas por los montos más grandes pendientes el primero de cada mes, seguidos por el monto de facturación más pequeño el segundo de cada mes o más tarde. También se puede facturar a los clientes según el orden alfabético, el día del mes en que se abrió la cuenta o la fecha que el cliente eligió para que se le facturara al establecer una cuenta.

La fecha en la que comienza el ciclo puede depender del tipo de servicio que se ofrece y las necesidades del cliente. Por ejemplo, un proveedor de televisión por cable podría optar por establecer el ciclo de facturación de un cliente para que se alinee con el momento en que ese cliente inició el servicio.

La facturación por ciclo varía de la práctica común de emitir todas las facturas en la misma fecha. Las empresas que tienen una fecha de vencimiento común para los servicios o el alquiler suelen utilizar la facturación de fecha única. Por ejemplo, un complejo de apartamentos puede enviar una factura de alquiler el primer día de cada mes, independientemente de cuándo los inquilinos firmaron sus contratos de arrendamiento individuales.

Con la facturación cíclica, una empresa puede facturar varios días o todos los días del mes o durante un período más largo.

Ventajas y desventajas de la facturación cíclica

La facturación cíclica permite al proveedor nivelar el volumen de trabajo de facturación que debe completarse en un día determinado, desarrollar un cronograma personalizado y realizar un seguimiento más fácil de los clientes a los que se les ha facturado y a los que todavía no se les ha facturado. La adopción de este modelo en particular puede resultar en menores costos de ventas, gastos generales y administrativos (SG&A), ya que el seguimiento del número de facturas salientes se simplifica y es menos propenso a errores.

Por otro lado, la técnica de facturación cíclica puede tener un impacto negativo en los flujos de efectivo, ya que algunas facturas pueden demorarse varios días desde que normalmente se emitirían. Además, un proveedor más pequeño que tenga dificultades para realizar un seguimiento de las facturas y el dinero adeudado puede verse abrumado por tener que mantenerse al día con diferentes estados de cuenta correspondientes a diferentes días.

Consideraciones Especiales

Las empresas que utilizan la facturación cíclica pueden establecer diferentes duraciones de ciclos de facturación. Los proveedores pueden acortar o alargar el período de tiempo entre facturación para administrar los flujos de efectivo o para adaptarse a un cambio en la solvencia de un cliente.

Por ejemplo, un mayorista de una cadena de supermercados puede necesitar acelerar la recepción de flujos de efectivo porque la empresa a la que alquila los camiones de reparto ha ajustado su ciclo de facturación. Otro ejemplo es una situación en la que un mayorista de productos electrónicos de consumo tiene un cliente de una cadena minorista que paga tarde. Debido a que esta cuenta es más riesgosa, el mayorista podría decidir reducir el ciclo de facturación de cuatro a tres semanas.

Un ciclo de facturación también puede extenderse más allá de un mes, como cuando un gran cliente corporativo solicita un ciclo de facturación de 45 días para ciertos servicios. Si la solvencia de este cliente es sólida, el proveedor puede aceptar el ciclo más largo.