caja chica

¿Qué es la caja chica?

Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo de la empresa, que a menudo se mantiene disponible (p. ej., en un cajón o caja cerrados) para pagar gastos menores o incidentales, como suministros de oficina o reembolsos de empleados.

Un fondo de caja chica se someterá a conciliaciones periódicas, y las transacciones también se registrarán en los estados financieros. En corporaciones más grandes, cada departamento puede tener su propio fondo de caja chica.

Conclusiones clave

  • La caja chica es una cantidad nominal de dinero de fácil acceso para pagar gastos demasiado pequeños para merecer escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito.
  • En corporaciones más grandes, cada departamento puede tener su propio fondo de caja chica.
  • Un fondo de caja chica se puede utilizar para suministros de oficina, tarjetas para clientes, flores, pagar un almuerzo para los empleados o reembolsar los gastos de los empleados.
  • Las principales ventajas de la caja chica son que es rápido, conveniente y fácil de entender y usar.
  • Las desventajas de los fondos de caja chica incluyen su vulnerabilidad al robo y uso indebido, y la necesidad de monitorearlos y equilibrarlos periódicamente.

Comprender la caja chica

La caja chica brinda conveniencia para pequeñas transacciones para las cuales emitir un cheque o una tarjeta de crédito corporativa no es razonable o es inaceptable. La pequeña cantidad de efectivo que una empresa considera pequeña variará, y muchas empresas mantienen entre $ 100 y $ 500 como fondo de caja chica. Ejemplos de transacciones para las que se utiliza un fondo de caja chica incluyen:

  • Material de oficina
  • tarjetas para clientes
  • Flores
  • Pagar un almuerzo servido para un pequeño grupo de empleados
  • Reembolsar a un empleado por pequeños gastos relacionados con el trabajo

Los custodios de fondos de caja chica son designados para supervisar el fondo. Los deberes de custodia generalmente incluyen hacer cumplir las reglas y regulaciones de caja chica, solicitar reposiciones y dispensar fondos.

Requisitos para la caja chica

El uso de un fondo de caja chica puede eludir ciertos controles internos. Sin embargo, la disponibilidad de caja chica no significa que cualquier persona pueda acceder a ella para cualquier fin. Muchas empresas emplean controles internos estrictos para administrar el fondo. A menudo, algunas personas están autorizadas para aprobar desembolsos y solo pueden hacerlo para gastos relacionados con actividades u operaciones legítimas de la empresa.

Se puede asignar un cajero menor para emitir el cheque para financiar el cajón de caja chica y hacer los asientos contables correspondientes. El custodio de la caja chica está a cargo de distribuir el efectivo y recolectar los recibos de todas las compras o cualquier uso de los fondos. A medida que disminuye el total de caja chica, los recibos deben aumentar y sumar el monto total retirado.

Al tener un cajero de caja chica y un custodio de caja chica, el proceso dual ayuda a mantener los fondos seguros y garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos.

Registro de caja chica

Cuando se utiliza un fondo de caja chica, las transacciones de caja chica aún se registran en los estados financieros. No se hacen asientos en el diario contable cuando las compras se realizan con caja chica, solo cuando el custodio necesita más efectivo, ya cambio de los recibos, recibe nuevos fondos, se registran los asientos en el diario. El asiento de diario para dar más efectivo al custodio es un débito al fondo de caja chica y un crédito al efectivo.

Si hay escasez o exceso, se registra una entrada de línea de diario en una cuenta de exceso/falta. Si el fondo de caja chica se acaba, se ingresa un crédito para representar una ganancia. Si el fondo de caja chica es corto, se ingresa un débito para representar una pérdida. La cuenta en exceso o en corto se utiliza para forzar el equilibrio del fondo en la conciliación.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) recomienda llenar comprobantes de caja chica y adjuntarlos a los recibos para registrar y documentar los gastos de caja chica.

Conciliación de caja chica

El fondo de caja chica se concilia periódicamente para verificar que el saldo del fondo sea correcto. Por lo general, cuando el saldo de caja chica cae a un nivel preestablecido, el custodio solicita efectivo adicional del cajero. En este momento, se calcula el total de todos los recibos para garantizar que coincida con los fondos desembolsados ​​del cajón de caja chica. Si se necesitan nuevos fondos, el cajero emite un nuevo cheque para financiar el cajón de caja chica y recibe, a cambio, los recibos de las compras que agotaron el efectivo.

El proceso de conciliación garantiza que el saldo restante del fondo sea igual a la diferencia entre el saldo original menos los cargos detallados en recibos y facturas. Si el saldo restante es menor de lo que debería ser, hay escasez. Si el saldo restante es más de lo que debería ser, hay un excedente. Aunque puede haber variaciones menores, cuando se desequilibra, la fuente de la discrepancia debe identificarse y corregirse.

Caja chica versus efectivo disponible

«Caja chica» y «efectivo en mano» suenan muy parecidos y se superponen. De los dos, «efectivo en mano» es el término más genérico.

La caja chica se refiere específicamente al dinero (literalmente, monedas y billetes) que una empresa tiene a mano para pequeños desembolsos, generalmente porque usar efectivo es más fácil que usar un cheque o una tarjeta de crédito.

El efectivo en mano es ningún efectivo accesible que tiene la empresa o los fondos líquidos. Puede ser en forma de dinero real, como cantidades que aún no ha depositado en el banco o billetes y monedas más pequeños que guarda en la caja registradora para dar cambio a los clientes. En este sentido, la diferencia con la caja chica se refiere a dónde guarda el dinero y cómo lo usa; la caja chica es más para las necesidades/gastos comerciales internos de los empleados, y el efectivo disponible se refiere a los fondos recibidos de o ser reembolsado a los clientes.

Pero el efectivo disponible tiene un significado más amplio, como término contable. En el mundo financiero, también se refiere a los activos altamente líquidos de una empresa: fondos en cuentas corrientes u otras cuentas bancarias, fondos del mercado monetario, instrumentos de deuda a corto plazo u otros equivalentes de efectivo. Aunque no es literalmente efectivo, es dinero al que se puede acceder fácil y rápidamente, razón por la cual está «a la mano».

En resumen: toda la caja chica es una forma de efectivo en caja, pero no el efectivo en caja es caja chica.

Ventajas y desventajas de la caja chica

La caja chica tiene sus ventajas. El efectivo, en muchos casos, sigue siendo la forma más rápida, sencilla y fácil de pagar las cosas. Funciona bien para cubrir pequeños gastos improvisados, como una propina para el niño que entrega pizzas en la reunión del almuerzo o el viaje en taxi a casa para los empleados que trabajan hasta tarde. Evita la molestia de reembolsar a las personas o esperar que paguen de su bolsillo por artículos relacionados con el trabajo.

La caja chica también puede funcionar para gastos frecuentes pero mundanos, como leche para el refrigerador de la oficina, sellos o artículos de limpieza.

Si bien no debería ser una práctica habitual, la caja chica en caso de apuro se puede usar para dar cambio a los clientes, si la caja se está quedando sin dinero.

En el lado negativo, la conveniencia de la caja chica también puede convertirlo en un problema y un riesgo. El efectivo es difícil de asegurar e imposible de rastrear; es muy fácil que las facturas desaparezcan sin dejar rastro, incluso si ha establecido un cuidadoso sistema de recibos o comprobantes.

Esto nos lleva a otro inconveniente de los fondos de caja chica: mantenerlos, mantener registros y conciliarlos periódicamente implica trabajo adicional para alguien. Esto puede ser una molestia menor en empresas grandes con un gerente de oficina o un departamento de contabilidad; para las pequeñas empresas, podría crear una carga.

Las transacciones comerciales se realizan cada vez más sin efectivo, incluso en pequeños minoristas y restaurantes, donde las compras tradicionalmente han dependido en gran medida de las monedas. La caja chica se ha convertido en un concepto anticuado, dicen algunos críticos. Entre tarjetas de crédito, tarjetas de débito, servicios de pago como Venmo o Paypal, billeteras electrónicas y otras formas de comprar cosas sin contacto, existen muchas alternativas tan simples como el efectivo, con las ventajas adicionales de ser rastreables, seguras y menos sujetas a robo.

El aspecto de la seguridad suele ser importante para las pequeñas empresas, que durante mucho tiempo han temido que tener dinero en efectivo sea una invitación al crimen.

ventajas

  • Conveniente, fácil de entender

  • Inmediatamente accesible; no se requiere planificación/autorización previa

  • Bueno para emergencias/necesidades improvisadas

Contras

  • Riesgo de seguridad: Difícil de rastrear y sujeto a fraude, robo, uso indebido

  • Requiere monitoreo manual, mantenimiento de registros

  • Anticuado/anticuado

Preguntas frecuentes sobre caja chica

¿Qué es la caja chica y para qué sirve?

La caja chica es el dinero que un negocio o empresa mantiene disponible para realizar pequeños pagos, compras y reembolsos. Ya sean rutinarias o inesperadas, estas son transacciones para las cuales escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito es poco práctico o inconveniente.

¿Por qué se llama caja chica?

La palabra inglesa «petty» deriva del francés pequeño, que significa «pequeño» o «pequeño». Asimismo, «menor» significa menor o insignificante. Por lo tanto, la caja chica se refiere a una pequeña suma de dinero reservada para compras insignificantes o pequeñas, en lugar de gastos o facturas importantes.

Uno de los primeros usos de la frase proviene de un trabajo educativo sobre limpieza de Benjamin Billingsley, Consejos a las mujeres y doncellas de Londresque data de 1678.

¿Qué es un ejemplo de caja chica?

La caja chica generalmente se guarda en un cajón, caja de seguridad o sobre grande. Las compras típicas de caja chica incluyen:

  • Café, dulces o bocadillos
  • Flores, tarjetas de cumpleaños u otros pequeños regalos.
  • Tarifa de taxi o tarifa de automóvil
  • Suministros de oficina pequeños: bolígrafos, borradores, engrapadoras, etc.
  • comidas servidas

¿Es la caja chica un equivalente de efectivo?

No. La caja chica es dinero real en efectivo: billetes y monedas. Los equivalentes de efectivo son valores altamente líquidos y otros activos que se pueden convertir fácilmente en efectivo: fondos del mercado monetario, papel comercial o deuda a corto plazo, como letras del Tesoro.

Sin embargo, en los estados financieros corporativos, la caja chica se incluye en la sección «Efectivo y equivalentes de efectivo» del balance general. Entonces, los dos pueden agruparse en ese sentido.

¿Cómo se equilibra la caja chica en la contabilidad?

Cada vez que recurra a un fondo de caja chica, es decir, saque dinero, se debe completar un recibo o comprobante. Esto actúa como un recibo, registrando el monto del retiro, la fecha, el propósito y otros detalles. Cada vez más, estos comprobantes son electrónicos, ingresados ​​en una hoja de cálculo o libro mayor digital. Pero también puede ser útil conservar los comprobantes de papel, junto con los recibos de las compras o pagos (si es posible).

Después de un intervalo designado, por lo general, la misma hora cada mes o semana, es hora de conciliar o equilibrar la cuenta de fondos para gastos menores. Primero, tenga en cuenta la cantidad actual en el fondo. Luego, reste esta cantidad del saldo inicial. Esta suma es el total retirado de la cuenta durante ese período de tiempo.

Luego, sume el monto de todos los comprobantes pendientes (más los recibos adjuntos). Esta cifra debe ser la misma que la suma retirada que calculó a partir de los saldos inicial y final de la cuenta. Y la cantidad de efectivo que tiene en su caja de almacenamiento o cajón debe ser igual al saldo actual de la cuenta.

Si no coinciden, tendrás que investigar por qué: ¿hubo un error matemático? ¿falta un recibo o es incorrecto?

El equilibrio de la cuenta de caja chica generalmente ocurre cuando es necesario reponer el fondo. El custodio de la caja chica lleva todos los recibos o comprobantes al tenedor de libros, cajero o contador de la empresa. Los recibos de caja chica se registran en el libro mayor de la empresa como créditos en la cuenta de caja chica y probablemente como débitos en varias cuentas de gastos diferentes. Cuando se repone el fondo para gastos menores, generalmente mediante un cheque emitido por la compañía, se registra como un débito en la cuenta de caja para gastos menores y un crédito en la cuenta de efectivo.

La línea de fondo

La caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que se guarda en las instalaciones de una empresa o empresa para pagar gastos y necesidades menores, por lo general, no más de unos pocos cientos de dólares. Si bien es fácil de entender y simple de usar, la caja chica está sujeta a abuso, es fácil perderla de vista y es vulnerable al robo. Algunos sienten que en la sociedad contemporánea, el fondo de caja chica está pasado de moda: existen muchas alternativas para pequeñas compras que son más seguras e igual de convenientes.

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